במדריך "התחלת עבודה עם Jolt " זה, נסקור את השלבים הבסיסיים ליצירה והפעלה של רשימות בדיקה תפעוליות בפורטל האינטרנט של Jolt. החל מבניית תבניות לרשימות ועד להקצאת תפקידים והגדרת התראות, מדריך זה יסייע לכם להתחיל לעבוד עם כלי רשימות הבדיקה של Jolt, ויבטיח שהצוות שלכם יישאר מאורגן ויעיל כבר מהיום הראשון.

תבניות הרשימות נוצרות ונשמרות בפורטל האינטרנט של Jolt, ולאחר מכן מסונכרנות לאפליקציית Jolt לשימושכם ולשימוש הצוות שלכם. אמנם ניתן ליצור רשימות חד-פעמיות מתוך אפליקציות Jolt, אך רוב הרשימות ב-Jolt נבנות כתבניות המיועדות לשימוש מתוזמן כחלק מפעילות יומית או שבועית.

כדי ליצור רשימה חדשה, אתר ובחר באפשרות "רשימות". לאחר מכן, בחר באפשרות "ערוך רשימות" תחת הכרטיסייה "ניהול".

בדף 'רשימות' תופיע תיקייה לכל מיקום בחשבון Jolt שלכם, וכן תיקייה לקבוצת התוכן שלכם – שם תוכלו להוסיף רשימות המשמשות בכל המיקומים בחשבון שלכם. לידיעתכם, ניתן לעבור בין מצב 'קבוצת תוכן' למצב 'מיקום' בפינה הימנית העליונה של פורטל האינטרנט של Jolt.

כדי ליצור רשימה חדשה, לחץ על כפתור ה-+ הכחול בצד ימין של הדף. תתבקש לתת שם לתבנית הרשימה שלך.

התחל בבחירת האפשרות "הוסף פריט" או "פריט חדש" בתפריט הכחול עם סימן ה-+. שתי האפשרויות יובילו אותך לתפריט "סוג הפריט".

שתי האפשרויות הללו יפתחו את תפריטי סוגי הפריטים. סוגי פריטים הם האופן שבו העובד מבצע משימה. זה יכול לנוע בין סימון פשוט של תיבה ועד לדרישות כמו צילום תמונה, סריקת קוד QR או הזנת מדידה. לקבלת סקירה מפורטת של כל סוגי הפריטים ב-Jolt, אתם מוזמנים לעיין במאמר על סוגי הפריטים ב-Jolt.

כל סוגי הפריטים מושלמים על ידי עובד שנכנס לאפליקציית Jolt (במצב אישי או באמצעות קוד PIN), וכל פריט שהושלם מתעד מתי הושלם ומי השלים אותו.

בחר סוג פריט עבור המשימה שאתה מוסיף לתבנית הרשימה שלך. תוכל לראות את הפריט שנוסף לתפריט בצד שמאל, ואת האפשרויות עבור פריט הרשימה הזה בצד ימין.

התחילו במילוי טקסט ההנחיה עבור הפריט. טקסט ההנחיה הוא המשימה שאתם מטילים על העובדים שלכם. ככל שהפרטים יהיו מפורטים יותר – כך ייטב! תמיד עדיף להיות ספציפיים, כדי לספק לעובדים הנחיות ברורות כיצד לבצע כראוי את המשימות שהוטלו עליהם.

מתחת לטקסט ההנחיה מופיעות מגוון אפשרויות, אשר ישתנו בהתאם לסוג הפריט. בין האפשרויות הנפוצות לסוגי פריטים ניתן למנות:

ניתן גם לבחור באפשרות "ייבוא המוני" בתפריט הכחול עם הסימן + כדי להעתיק ולהדביק באופן המוני הנחיות לפריטים באמצעות קיצורי המקלדת Ctrl+C ו-Ctrl+V מטופס דיגיטלי אחר, כגון גיליון אלקטרוני, מסמך או קובץ PDF. פריטי רשימת הבדיקה שלכם יופיעו בעמודה "הנחיה" (Prompt), ועליכם לבחור את סוג הפריט של Jolt שברצונכם להשתמש בו בעמודה "סוג פריט" (Item Type). בעת ייבוא בכמות גדולה, עליכם גם לבחור אם ברצונכם להשתמש בתכונת הנקודות עבור הפריטים שלכם. אם אינכם מוכנים להשתמש בנקודות בשלב זה, תוכלו להזין "0" בעמודת הנקודות.

לאחר שיצרת את הרשימה, תוכל להפעיל אותה על ידי הקצאת הרשימה לתפקידים המתאימים, יצירת לוח זמנים להשלמת הרשימה או יצירת התראות בהתאם לתוצאות הרשימה. כל זה ועוד ניתן למצוא בלשונית 'הגדרות' בפינה השמאלית העליונה של דף עריכת הרשימה.

הכרטיסייה 'הגדרות' מציגה את כל האפשרויות הזמינות לגבי אופן הגשת הרשימה, האם ברצונך שהרשימה תזכה לציון או לא, וכן את האפשרויות החשובות ביותר: מי ממלא את הרשימות ומתי מועד הגשתן. כדי להתחיל, נסקור את שלוש הגדרות הרשימה החשובות ביותר, אך לקבלת סקירה מפורטת של הגדרות הגשת הרשימות, עיין במאמר הרלוונטי: 'הגדרות הגשת רשימות'.

השימוש הטוב ביותר ברשימות הבדיקה הוא במסגרת לוח זמנים תפעולי המתאים לזרימת העבודה בעסק שלכם. עבור כל רשימת בדיקה, תוכלו לבחור מתי היא תופיע, מתי מועד הגשתה ומתי תפקע תוקפה. ניתן להתאים זאת לשעה ביום, לימי השבוע, לתאריכים מסוימים בחודש או אפילו לתזמון עונתי.

תחת "לוח זמנים", בחר "זמן תצוגה חדש".

מכאן תפתח את חלון התזמון כדי לבחור את תדירות השעה ביום ואת יום השבוע. בחר שוב ב-+ זמן תצוגה חדש כדי להוסיף שעה.

זמן תצוגת רשימה מורכב משלושה מרכיבים:

לדוגמה: ברשימת הבדיקה לפתיחת החנות, שעת ההתחלה יכולה להיות 7:00 בבוקר, שכן אנשי משמרת הפתיחה מתחילים להגיע בין 7:00 ל-7:30 בבוקר. שעת הסיום יכולה להיות 9:00 בבוקר, שכן זו שעת פתיחת החנות, ושעת התפוגה יכולה להיות 9:30 בבוקר, כדי לאפשר מעט גמישות לסיום משימות הבוקר.

ניתן להפעיל או להשבית את האפשרויות "ימים לחזרה" ו"חודשים לחזרה" עבור רשימות שאינך משתמש בהן 7 ימים בשבוע, עם אפשרויות לבחירת ימי השבוע, ימי החודש, מרווחי זמן וטווחי תאריכים.

לוחות הזמנים של הרשימות מיושמים במהלך הלילה עבור כל חברה. כלומר, אם תגדיר לוח זמנים לרשימה היום, בדרך כלל תראה את הרשימה מתעדכנת לראשונה מחר.

טיפ נוסף לתזמון: אם יש לכם רשימה שמתעדכנת בזמנים שונים בהתאם ליום, תוכלו להגדיר מספר זמני תצוגה שיחולו רק על טווחי ימים מסוימים. לדוגמה, אם יש להשלים רשימה מאוחר יותר בסוף השבוע לעומת יום חול.

אם תגלול למעלה בחלק הימני העליון של הגדרות הרשימה, תמצא את "הגדרות ההתראות של הרשימה". מכאן תוכל לבחור תפקידים שיקבלו מיילים, הודעות טקסט או התראות דחיפה הקשורות לפעולות שבוצעו ברשימה זו. כדי להתחיל, בחר "התראה חדשה".

מכאן תוכלו לבחור איזה תפקיד יקבל את ההודעה, איזה סוג הודעה יקבל, ומדוע הוא יקבל אותה. ההודעות הנפוצות ביותר הן כאשר פריט ברשימה נמצא בפיגור (חצה את מועד ההגשה שנקבע בלוח הזמנים) או כאשר פריט ברשימה חורג מהטווח (במקרה של פריטי מדידה או דירוג).

ניתן להגדיר מספר סוגים של התראות עבור כל רשימה. לדוגמה, ייתכן שתרצו שמנהל המשמרת יקבל עותק בדוא"ל של רשימת הסגירה לאחר השלמתה, אך בעל הרשימה יקבל התראה כאשר המועד האחרון חלף.

עצה נוספת בנוגע להתראות: אם אתם רק מתחילים להשתמש ברשימות Jolt, נסו להגביל את השימוש בהתראות עד שהצוות שלכם יפתח קצב עבודה קבוע בהשלמת הרשימות. התראות יכולות להיות כלי רב עוצמה, אך ריבוי שלהן עלול ליצור עומס מיותר עבור הצוות שלכם.

ברגע שהרשימה שלך תוזמנה או הוגדרה לשליחה, תוכל לחזור לדף הבית של 'רשימות' ולראות שהרשימה שלך מתוזמנת או נשלחת בשתי העמודות הממוקמות מימין לשם הרשימה ולמספר הפריטים בה. תזמון הרשימות שלך הוא הצעד המרכזי להתחלת העבודה עם רשימות הבדיקה של Jolt!